NT projektų valdymas: nuo „Excel“ lentelių iki dirbtinio intelekto

Šiuolaikinės technologijos ir skaitmeniniai įrankiai jau nebėra pasirinkimas – tai tapo kritiniu faktoriumi, didinant verslo našumą ir užtikrinant konkurencingumą. Nekilnojamojo turto (NT) sektoriuje specializuotos verslo valdymo sistemos (VVS) leidžia ne tik išvengti žmogiškųjų klaidų, bet ir užtikrinti sklandų procesą nuo pat pirmo kliento kontakto iki naujojo būsto raktų įteikimo.

Bendrovė „Realco“ jau devintus metus naudoja pagal individualius poreikius pritaikytą VVS, kurios ištakos – atviro kodo sistema „Odoo“.

Perėjimas nuo „Excel“ prie VVS

„Realco“ IT projektų vadovė Ermina Kačinskienė prisimena, kad sistemos diegimas prasidėjo nuo pardavimų skyriaus poreikio atsisakyti archajiškų „Excel“ lentelių bei rankinio darbo. Pagrindinis tikslas buvo centralizuoti visus duomenis ir padaryti pardavimų bei klientų aptarnavimo procesus aiškius, skaidrius ir greitus.

Nors VVS pagrindu tapo populiari „Odoo“ CRM, ją teko itin stipriai adaptuoti NT įmonės specifikai. Daug nereikalingo funkcionalumo buvo atsisakyta, o reikalingi sprendimai, tokie kaip defektų registravimas, sukurti naujai.

„Šią atviro kodo CRM visus tuos metus nuolat tobulinome, atsisakėme nereikalingų bei diegėme naujus sprendimus ir dabar turime visiškai NT poreikiams pritaikytą sistemą,“ – sako E. Kačinskienė.

Bendras sistemos pritaikymas truko apie penkerius metus. Ši nuolatinio tobulinimo strategija, siekianti maksimalaus efektyvumo, yra esminė, kaip ir žaidybinimo principų taikymas procesų optimizavimui.

Plati funkcijų apimtis ir integracija

Dabartinė „Realco“ VVS apima didžiąją dalį NT projekto valdymo ciklų. Tai rodo, koks svarbus nekilnojamojo turto valdymo įrankis yra sėkmingam verslui:

Klientų užklausų valdymas.
Pardavimų progreso sekimas.
Mokėjimų ir buhalterijos operacijos.
Defektų registravimas.

Sistemų sujungimas: Prie VVS prijungtos keturios esminės išorinės sistemos: klientų portalas, atskirų projektų internetiniai puslapiai, buhalterinė sistema „Business Central“ ir ataskaitų teikimo platforma „Power BI“.

Operacinis efektyvumas ir klaidų prevencija

Verslo valdymo sistema tapo nepakeičiamu įrankiu, palengvinančiu kasdienybę. Pardavėjai per VVS planuoja ir valdo visus veiksmus – skambučius, susitikimus, datas ir pastabas. Kadangi egzistuoja ir sistemos mobilioji versija, informacija gali būti atnaujinama operatyviai, esant tiesiogiai NT objekte.

NT projektų valdymas: nuo „Excel“ lentelių iki dirbtinio intelekto

Pagrindiniai pranašumai:

Sklandus darbų perdavimas: Visi duomenys centralizuoti, todėl susirgus vienam darbuotojui, kitas gali iš karto perimti darbus. Tai padeda užtikrinti finansinių resursų ir biudžeto planavimo stabilumą.
Žmogiškųjų klaidų eliminavimas: Anksčiau, sudarant sutartis rankiniu būdu, pasitaikydavo klaidų. Dabar visą reikalingą informaciją suvedus į VVS, sistema automatiškai atspausdina paruoštą, pilnai sukomplektuotą sutartį su visais priedais, užtikrinant juridinį tikslumą.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kokia yra pagrindinė verslo valdymo sistemos (VVS) nauda nekilnojamojo turto (NT) įmonei ir nuo ko pradėti diegimą?

Pagrindinė VVS nauda yra procesų skaidrumo, greičio padidinimas ir žmogiškųjų klaidų prevencija. NT rinkoje tai užtikrina sklandų kliento kelią nuo užklausos iki raktų įteikimo. „Realco“ pavyzdys rodo, kad diegimą verta pradėti nuo tų sričių, kur dominuoja rankinis darbas ir „Excel“ lentelės – dažniausiai tai būna pardavimų ir klientų santykių (CRM) valdymo skyriai.

Ar VVS sistemą, pvz., „Odoo“, galima sėkmingai pritaikyti bet kokio verslo poreikiams ir kiek trunka pritaikymo procesas?

Taip, atviro kodo sistemos, tokios kaip „Odoo“, leidžia didelį individualizavimą ir gali būti pritaikytos daugumai verslo sričių. Tačiau svarbu suprasti, kad tai nėra greitas procesas. „Realco“ IT specialistai pabrėžia, kad esminis sistemos pritaikymas specifiniams NT poreikiams užtruko apie penkerius metus, nuolat atsisakant nereikalingų ir diegiant naujas funkcijas. Tai yra nuolatinis investicinis procesas.

Kodėl svarbu integruoti VVS su kitomis sistemomis, pavyzdžiui, buhalterija ar ataskaitų analize?

Sistemų integracija yra būtina siekiant realios laiko ekonomijos ir tikslių sprendimų. Sujungus VVS su buhalterine sistema („Business Central“) ir analitikos įrankiais („Power BI“), visa informacija apjungiama. Tai leidžia vadovams gauti išsamias, realiuoju laiku pagrįstas ataskaitas, eliminuojant informacijos ‘saleles’ ir leidžiant priimti strateginius sprendimus, remiantis patikimais skaičiais.

Kokie NT verslo procesai, be pardavimų, gali būti efektyviai valdomi per šiuolaikinę VVS?

Šiuolaikinė VVS sistema, pritaikyta NT, apima didžiąją dalį projektų valdymo ciklų. Be klientų užklausų ir pardavimų progresavimo sekimo, per sistemą valdomi mokėjimų srautai, buhalteriniai duomenys, o svarbiausia – ir garantiniai bei defektų registravimo procesai. Tai užtikrina skaidrumą ir sklandų bendravimą su klientu net po sandorio įvykdymo.

Kontekstas ir veiksmai Apie straipsnį